SharePoint

  • Concept
  • Intermédiaire
  • Transversal
  • Toujours utilisé

En bref

SharePoint est un outil numérique de Microsoft permettant de stocker, organiser et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Définition complète

SharePoint est un outil numérique édité par Microsoft qui permet à une organisation de stocker des documents, de créer des espaces de travail partagés, de gérer des autorisations d’accès et de diffuser des informations internes, comme un intranet (réseau d’information interne à l’entreprise).

Par exemple, une entreprise de conseil peut créer sur SharePoint un espace dédié à chaque projet client, dans lequel les consultants concernés déposent leurs documents de travail, suivent les versions des livrables et retrouvent les informations importantes du dossier sans avoir à les demander par e-mail à chaque fois.

Attention : SharePoint est un outil, pas une méthode d’organisation en soi. Une entreprise peut disposer de SharePoint sans que ses documents soient réellement mieux organisés, si aucune structure claire (dossiers, règles de nommage, permissions) n’a été définie en amont.

À quoi ça sert

SharePoint sert à centraliser les documents d’une organisation dans un espace unique et accessible, plutôt que de les disperser entre les boîtes e-mail et les ordinateurs individuels de chacun. Cela évite qu’un document important ne devienne introuvable en cas d’absence ou de départ d’un salarié.

Il permet aussi de gérer finement qui peut voir ou modifier chaque document ou espace de travail, ce qui est utile pour séparer les informations confidentielles des informations accessibles à tous, tout en gardant une trace des modifications apportées à un document au fil du temps.

Enfin, SharePoint facilite la diffusion d’informations internes à toute une organisation, comme des actualités, des procédures ou des annuaires de contacts, en offrant un point d’accès commun que chaque salarié peut consulter.

Cas d'usage typiques

– Centraliser : les documents d’un projet ou d’un service sont-ils regroupés dans un même espace accessible à l’équipe concernée ? Évite la dispersion des fichiers dans des boîtes e-mail individuelles.
– Gérer : les accès à un dossier sensible sont-ils limités aux seules personnes concernées ? Protège la confidentialité de certaines informations.
– Historiser : les versions successives d’un document important sont-elles conservées et consultables ? Permet de revenir à une version antérieure en cas d’erreur.
– Informer : les actualités et procédures internes sont-elles diffusées via un espace commun consultable par tous ? Facilite l’accès à l’information pour l’ensemble des salariés.
– Structurer : chaque projet ou service dispose-t-il d’un espace dédié avec une organisation claire des dossiers ? Réduit le temps perdu à chercher un document.
– Collaborer : plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur un même document sans en créer plusieurs versions différentes ? Simplifie le travail d’équipe sur un même dossier.

Ce que tu sauras faire

Utiliser un espace numérique partagé comme SharePoint pour centraliser, organiser et sécuriser l'accès aux documents d'une équipe ou d'une organisation.

Mises en situation

Situation 1 : des documents dispersés dans les e-mails

Contexte : Dans un cabinet d’expertise comptable, chaque collaborateur conserve les documents clients dans sa propre boîte e-mail, rendant leur recherche difficile en cas d’absence.

Application : Le cabinet met en place un espace SharePoint organisé par client, avec un dossier standard pour chaque type de document, comme les bilans, les factures ou les courriers.

Résultat attendu : N’importe quel collaborateur peut désormais retrouver un document client en quelques clics, même en l’absence de la personne habituellement en charge du dossier.

Situation 2 : une confusion sur la bonne version d’un document

Contexte : Une association gère les statuts et règlements internes sous forme de fichiers envoyés par e-mail, avec plusieurs versions circulant en parallèle sans savoir laquelle est la plus récente.

Application : L’association centralise ces documents sur SharePoint, avec un seul fichier de référence dont l’historique des modifications reste consultable.

Résultat attendu : Les bénévoles savent toujours où trouver la version à jour des documents officiels, sans risque de travailler sur une version obsolète.

Situation 3 : un accès trop ouvert à des documents sensibles

Contexte : Une entreprise découvre que des documents de paie sont accessibles à l’ensemble des salariés sur son espace SharePoint, faute d’avoir configuré les autorisations d’accès.

Application : Le service informatique restreint l’accès au dossier de paie aux seules personnes du service des ressources humaines concernées.

Résultat attendu : La confidentialité des documents sensibles est rétablie, et l’entreprise revoit l’ensemble de ses autorisations d’accès sur les autres espaces pour éviter d’autres erreurs similaires.

Application guidée : structurer un nouvel espace

Contexte : Une PME de dix salariés vient de s’équiper de SharePoint et souhaite organiser ses dossiers de travail, sans savoir par où commencer.

Question : Quelle structure de dossiers et quelles règles simples proposeriez-vous pour que tout le monde s’y retrouve dès le départ ?

Résultat attendu : L’apprenant propose une organisation claire par service ou par projet, avec des noms de dossiers cohérents et une règle simple de nommage des fichiers, plutôt que de laisser chacun organiser ses documents à sa manière.

Application guidée : diagnostiquer un mauvais usage

Contexte : Six mois après la mise en place de SharePoint dans une entreprise, plusieurs salariés continuent d’envoyer leurs documents par e-mail plutôt que de les déposer sur l’espace partagé.

Question : Quelles raisons pourraient expliquer que l’outil ne soit pas réellement adopté par l’équipe, et que proposeriez-vous pour y remédier ?

Résultat attendu : L’apprenant identifie des causes possibles, comme un manque de formation ou une structure de dossiers peu claire, et propose un accompagnement concret, comme une courte session de formation et un rappel régulier des bonnes pratiques, plutôt que de conclure que l’outil ne convient pas.

Pour bien le retenir

L'analogie

SharePoint ressemble à une grande armoire à dossiers partagée, installée dans une salle commune accessible à toute l’équipe, avec des tiroirs fermés à clé pour les documents confidentiels. Sans rangement clair ni règles d’utilisation, cette armoire peut vite devenir aussi désordonnée qu’un vieux classeur mal tenu, malgré sa taille et ses fonctionnalités.

« Un bon outil de partage ne remplace jamais une bonne organisation des dossiers. »

Pièges à éviter

À ne pas confondre avec

Une confusion fréquente consiste à croire que mettre en place SharePoint suffit, à lui seul, à améliorer l'organisation documentaire d'une entreprise. Sans structure de dossiers réfléchie ni règles partagées par l'équipe, l'outil peut devenir aussi désordonné qu'un ancien système de fichiers mal rangé.

Une autre erreur consiste à négliger la gestion des autorisations d'accès, en laissant par défaut trop de personnes accéder à des documents sensibles, ce qui peut poser de réels problèmes de confidentialité.

Enfin, il ne faut pas confondre SharePoint avec un simple espace de stockage de fichiers : c'est aussi un outil de collaboration et de diffusion d'informations, dont le plein potentiel n'est exploité que si l'équipe l'utilise activement au quotidien.

Évolution historique

Apparition : Lancé au début des années 2000 par Microsoft

Quels changements depuis l’arrivée de l’IA ?

Avant

SharePoint servait surtout de bibliothèque de documents et d’intranet d’entreprise, avec une recherche de fichiers reposant sur des mots-clés ou une navigation manuelle dans les dossiers.

Aujourd’hui

Microsoft a intégré des fonctions d’intelligence artificielle à ses outils bureautiques, capables par exemple de résumer le contenu d’un document stocké sur SharePoint ou de répondre à une question en s’appuyant sur les documents internes de l’entreprise. Cela facilite la recherche d’information, à condition que les documents restent correctement organisés en amont.

Évolution historique

Début des années 2000 : Microsoft lance SharePoint comme outil de gestion documentaire et d’intranet d’entreprise.

Années 2000-2010 : l’outil se développe et s’intègre progressivement avec les autres logiciels bureautiques de Microsoft.

Années 2010 : une version accessible en ligne, dans le cloud, permet un usage plus flexible, y compris pour les petites structures.

Années 2010-2020 : SharePoint s’intègre davantage avec des outils de communication et de travail collaboratif au sein de la suite Microsoft.

Années 2020 : des fonctions d’intelligence artificielle viennent enrichir la recherche et la synthèse des documents stockés sur la plateforme.