Avec Nora SAID, votre formatrice en communication professionnelle.

  • Concept
  • Débutant
  • IA générative
  • Toujours utilisé

En bref

Cette notion présente les bases de la communication professionnelle, notamment le choix du bon canal selon le message, enseignées par la formatrice Nora SAID.

Définition complète

Cette notion regroupe les bases de la communication professionnelle, telles qu’elles sont présentées par la formatrice Nora SAID dans son module dédié : savoir choisir le bon moyen de communication (e-mail, message instantané, appel téléphonique, réunion) selon le message à transmettre, son urgence et son destinataire.

Exemple : une question rapide se traite en général par un message instantané, une demande qui engage la responsabilité de l’entreprise se documente plutôt par e-mail, et un sujet délicat ou personnel se discute de préférence en face à face ou par téléphone.

Attention : avec la multiplication des canaux numériques dans les années 2010 et 2020, il est devenu facile de choisir le canal le plus rapide plutôt que le plus adapté, ce qui peut nuire à la clarté ou à la traçabilité d’un échange professionnel important.

À quoi ça sert

Cette notion sert à éviter les malentendus liés à un mauvais choix de canal : un sujet important traité trop rapidement par message instantané peut manquer de clarté, tandis qu’un e-mail long pour une simple question rapide peut ralentir inutilement les échanges.

Elle aide chaque professionnel à se poser les bonnes questions avant de communiquer : le message nécessite-t-il une trace écrite, une réponse immédiate, ou une discussion plus nuancée qu’un simple texte.

Dans une petite entreprise, une association ou une administration, elle permet de gagner en efficacité et d’éviter les tensions provoquées par des messages mal adaptés à la situation.

Cas d'usage typiques

– Choisir : le canal adapté pour transmettre une information urgente à un collègue ? Éviter qu’elle ne se perde dans une messagerie peu consultée.
– Documenter : un engagement professionnel important par écrit ? Garder une trace fiable en cas de désaccord ultérieur.
– Adapter : le ton et la longueur d’un message selon son destinataire ? Faciliter la compréhension et la réponse attendue.
– Éviter : de traiter un sujet sensible par un simple message court ? Préserver la qualité de la relation professionnelle.
– Former : une équipe aux bonnes pratiques de communication professionnelle ? Réduire les malentendus liés à un mauvais choix de canal.

Ce que tu sauras faire

Choisir le canal de communication professionnelle le plus adapté selon le message à transmettre, son urgence et la relation avec le destinataire.

Mises en situation

Situation 1 : une question urgente traitée par e-mail

Contexte : un salarié envoie un e-mail pour une question urgente, qui reste sans réponse pendant plusieurs heures car sa messagerie n’est consultée qu’occasionnellement.

Application : il apprend à utiliser un message instantané ou un appel pour les questions qui nécessitent une réponse rapide, en réservant l’e-mail aux sujets moins pressés.

Résultat attendu : les questions urgentes obtiennent une réponse plus rapide, et l’e-mail retrouve son usage pour les sujets qui nécessitent une trace écrite.

Situation 2 : un sujet sensible traité par message court

Contexte : un manager annonce un changement d’organisation important à un salarié par un simple message court, ce qui est mal perçu.

Application : il choisit désormais d’aborder ce type de sujet en face à face ou par téléphone, en réservant le message écrit pour la confirmation des points discutés.

Résultat attendu : le salarié se sent mieux considéré, et le message est mieux reçu.

Situation 3 : une association qui documente ses décisions

Contexte : une association prend des décisions importantes oralement lors de ses réunions, sans aucune trace écrite, ce qui provoque des désaccords sur ce qui a réellement été décidé.

Application : elle prend l’habitude d’envoyer un court e-mail récapitulatif après chaque réunion importante.

Résultat attendu : les décisions sont mieux comprises et moins souvent contestées par la suite.

Application guidée : choisir le bon canal selon la situation

Contexte : un salarié doit transmettre trois messages différents : une question rapide à un collègue, une demande de congé à documenter, et une remarque délicate sur le comportement d’un collègue.

Question : quel canal choisir pour chacun de ces trois messages ?

Résultat attendu : proposer un message instantané pour la question rapide, un e-mail pour la demande de congé qui nécessite une trace, et un échange en face à face ou par téléphone pour la remarque délicate, qui mérite plus de nuance qu’un simple texte.

Application guidée : diagnostiquer un malentendu de communication

Contexte : un message court envoyé sans contexte suffisant est mal interprété par son destinataire, provoquant une tension inutile entre deux collègues.

Question : quelle erreur de communication professionnelle explique probablement ce malentendu ?

Résultat attendu : identifier que le canal choisi, un message court, était mal adapté à la nuance nécessaire du message, et qu’un échange plus direct aurait évité l’incompréhension.

Pour bien le retenir

L'analogie

Imaginez que l’e-mail est une lettre formelle que l’on poste avec soin, en attendant une réponse dans les heures ou les jours suivants. Le message instantané, lui, ressemble à croiser un collègue dans le couloir : la conversation est directe, brève et souvent informelle, utile pour une question rapide, mais pas pour un sujet qui demande réflexion ou nuance.

« Chaque message mérite le bon canal : ni trop rapide, ni trop lent pour ce qu'il doit dire. »

Pièges à éviter

À ne pas confondre avec

Ne croyez jamais qu'un canal rapide comme le message instantané convient à tous les sujets : un contenu sensible ou important perd souvent en clarté et en considération lorsqu'il est traité de façon trop brève.

Évitez également de multiplier les canaux pour un même message, ce qui peut créer de la confusion sur la version à considérer comme définitive.

Enfin, ne pensez pas qu'un message écrit remplace toujours un échange oral : certains sujets délicats se traitent mieux en direct, quitte à envoyer ensuite un court écrit pour en garder une trace.

Évolution historique

Apparition : Bases intemporelles de la communication, avec de nouveaux canaux apparus dans les années 2000-2010

Quels changements depuis l’arrivée de l’IA ?

L’intelligence artificielle a un impact limité sur le choix du canal de communication professionnelle, qui reste avant tout une question de relation humaine et de contexte. Elle peut toutefois aider à reformuler un message pour l’adapter à son destinataire, ou à résumer un échange long avant de le transmettre, sans remplacer le jugement humain sur le canal le plus adapté à une situation donnée.

Évolution historique

Avant les années 2000 : la communication professionnelle repose surtout sur l’oral, le courrier et le téléphone fixe.

Années 2000-2010 : l’e-mail devient le canal principal des échanges professionnels écrits.

Années 2010 : les messageries instantanées professionnelles se développent, à côté de l’e-mail, pour les échanges rapides.

Années 2010, fin : la multiplication des canaux (visioconférence, messagerie, réseaux internes) complique le choix du bon moyen de communication.

Années 2020 : les formations en communication professionnelle insistent davantage sur le choix du canal adapté, face à la multiplication des outils disponibles.